Privacybeleid

Scouting ’t Volbert verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als de onze. Dit betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:

  • Opstellen van dit beleidsplan
  • Publiceren van dit plan op de website
  • Bespreken van het plan in de groepsraad

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

Scouts Online

Scouting ’t Volbert maakt voor haar ledenadministratie gebruik van Scouts Online van Scouting Nederland. Scouts Online is een administratieve applicatie waarin de ledenadministratie centraal geregeld is.

Privacystatement

In het privacystatement van Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via de ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement inzake Scouts Online is terug te vinden op scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.volbert.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de Scouting ‘t Volbert verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

Scouting ‘t Volbert hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Daarbij is het in sommige situaties noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Om deze redenen wordt door Scouting ’t Volbert voor de registratie van deze medische informatie gebruik gemaakt van het gezondheidsformulier binnen Scouts Online. Dit formulier dient in Scouts Online te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers van het lid. Het verstrekken van de juiste en volledige informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Ook voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Hiervoor wordt door de (bege)leiding gebruik gemaakt van de informatie die voor het lid in het gezondheidsformulier in Scouts Online staat geregistreerd.

Ten behoeve van een activiteit kan het (bege)leidingteam een hardcopy lijst vanuit Scouts Online uitdraaien met daarin de relevante informatie over de gezondheid van het lid en de contactgegevens van de ouders / verzorgers. Deze hardcopy lijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De hardcopy lijsten zijn alleen inzichtelijk voor het (bege)leidingteam van de betreffende speltak als genoemd in Scouts Online. De hardcopy lijsten worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt in sommige gevallen gebruik gemaakt van een online registratieformulier via Google Forms. De gegevens worden via dit webformulier bewaard in een beveiligde database op een Google Drive welke bij Scouting ’t Volbert in gebruik is.

Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het in kaart brengen van de aanmeldingen voor een activiteit. Zodra de activiteit heeft plaats gevonden, wordt de informatie vanuit het webformulier op de Google Drive van Scouting ‘t Volbert verwijderd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging
in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting ’t Volbert heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft vanuit Scouts Online de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders / verzorgers. Deze lijst kan door de (bege)leiding in hardcopy worden uitgedraaid. In geval van nood kan de (bege)leiding de ouders / verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting ‘t Volbert maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief van relevante lidmaatschapsinformatie die op de website wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.volbert.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting ‘t Volbert maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting ‘t Volbert en als herinnering. Indien er een bezwaar bestaat tegen het publiceren van beeldmateriaal van een jeugdlid dan kan dit worden aangegeven bij het bestuur door contact op te nemen met de secretaris.

Beeldmateriaal van leden en activiteiten kunnen door Scouting ’t Volbert worden gedeeld op een beveiligde webserver van Scouting ’t Volbert. De toegang tot deze webserver is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord welke bekend is bij de leden en ouders / verzorgers van leden van Scouting ’t Volbert.

Beeldmateriaal van leden en activiteiten kunnen door Scouting ’t Volbert tevens worden gepubliceerd op sociale media. Wij maken gebruik van eigen kanalen op Facebook en Instagram.

Er wordt bij het publiceren van beeldmateriaal op de webserver en / of op sociale media van Scouting ’t Volbert door degene die het beeldmateriaal plaatst kritisch beoordeeld of het materiaal geschikt is voor publicatie.

Beeldmateriaal kan op verzoek van een lid of de ouders / verzorgers van een lid van de webserver en / of sociale media worden verwijderd.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting ’t Volbert is terug te vinden via www.volbert.nl en op te vragen via de secretaris.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting ‘t Volbert binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@volbert.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Cookie statement

Scouting ’t Volbert is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over coockiegebruik. Scouting ’t Volbert maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en social media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

De websites van Scouting ’t Volbert gebruiken cookies om er voor te zorgen dat onze websites naar behoren werken, functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:

  • het onthouden van informatie die je invult op de verschillende pagina’s, zodat je niet steeds al je gegevens opnieuw hoeft in te vullen
  • het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een vragenlijst of online bestelling wordt ingevuld
  • het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.
  • het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven
  • het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte
  • inlogpogingen te registreren
  • het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft
  • het mogelijk maken om te reageren op onze websites

Cookies voor statistiek

Scouting ’t Volbert gebruikt daarnaast cookies voor statiestiek, op basis van Google Analytics (_umtz, _utma, _utmb, _utmc):

  • het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s
  • het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s
  • het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van onze website bezoekt
  • het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven
  • het optimaliseren van de website

Cookies voor social media

Tot slot gebruiken we cookies zodat je onze artikelen kunt delen (en reageren) op social media:

De artikelen, foto’s en video’s die je op onze website bekijkt, kun je door middel van buttons delen via social media. Voor het functioneren van deze buttons wordt gebruik gemaakt van social media cookies van de social media partijen, zodat deze jou herkennen op het moment dat jij een artikel of video wilt delen. Deze cookies maken het dus mogelijk dat ingelogde gebruikers van geselecteerde social media bepaalde inhoud van onze website direct kunnen delen.

Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Scouting ’t Volbert heeft daar geen invloed op.

Overige cookies

Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat wij niet altijd inzicht hebben in de cookies die via onze website door derde partijen worden geplaatst. Dit is met name het geval als onze webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden.

Mocht je op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen en die we hierboven dus niet genoemd hebben, laat het ons dan weten. Of neem rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van de cookie is en op welke manier ze je privacy gewaarborgd hebben.

Tot slot

Wij zullen deze verklaringen af en toe aan moeten passen, omdat bijvoorbeeld onze website of de regels rondom cookies wijzigen. We mogen de inhoud van de verklaringen en de cookies die opgenomen staan in de lijsten altijd en zonder waarschuwing vooraf wijzigen. We raden je aan deze webpagina regelmatig te raadplegen voor de laatste versie, om te beoordelen of je de toestemming wilt herzien