Privacybeleid

Scouting ’t Volbert verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als de onze. Dit betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:

  • Opstellen van dit beleidsplan
  • Publiceren van dit plan op de website
  • Bespreken van het plan in de groepsraad

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

Scouts Online

Scouting ’t Volbert maakt voor haar ledenadministratie gebruik van Scouts Online van Scouting Nederland. Scouts Online is een administratieve applicatie waarin de ledenadministratie centraal geregeld is.

Privacystatement

In het privacystatement van Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via de ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement inzake Scouts Online is terug te vinden op scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.volbert.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de Scouting ‘t Volbert verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

Scouting ‘t Volbert hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Daarbij is het in sommige situaties noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Om deze redenen wordt door Scouting ’t Volbert voor de registratie van deze medische informatie gebruik gemaakt van het gezondheidsformulier binnen Scouts Online. Dit formulier dient in Scouts Online te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers van het lid. Het verstrekken van de juiste en volledige informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Ook voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Hiervoor wordt door de (bege)leiding gebruik gemaakt van de informatie die voor het lid in het gezondheidsformulier in Scouts Online staat geregistreerd.

Ten behoeve van een activiteit kan het (bege)leidingteam een hardcopy lijst vanuit Scouts Online uitdraaien met daarin de relevante informatie over de gezondheid van het lid en de contactgegevens van de ouders / verzorgers. Deze hardcopy lijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De hardcopy lijsten zijn alleen inzichtelijk voor het (bege)leidingteam van de betreffende speltak als genoemd in Scouts Online. De hardcopy lijsten worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt in sommige gevallen gebruik gemaakt van een online registratieformulier via Google Forms. De gegevens worden via dit webformulier bewaard in een beveiligde database op een Google Drive welke bij Scouting ’t Volbert in gebruik is.

Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het in kaart brengen van de aanmeldingen voor een activiteit. Zodra de activiteit heeft plaats gevonden, wordt de informatie vanuit het webformulier op de Google Drive van Scouting ‘t Volbert verwijderd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging
in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting ’t Volbert heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft vanuit Scouts Online de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders / verzorgers. Deze lijst kan door de (bege)leiding in hardcopy worden uitgedraaid. In geval van nood kan de (bege)leiding de ouders / verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting ‘t Volbert maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief van relevante lidmaatschapsinformatie die op de website wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.volbert.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting ‘t Volbert maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting ‘t Volbert en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie in SOL wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is noodzakelijk voor het lidmaatschap bij Scouting ’t Volbert. Indien er een bezwaar bestaat tegen het publiceren van beeldmateriaal van een jeugdlid dan kan dit worden aangegeven bij het bestuur door contact op te nemen met de Secretaris. Beeldmateriaal van leden en activiteiten kunnen door Scouting ’t Volbert worden gedeeld op een beveiligde webserver van Scouting ’t Volbert. De toegang tot deze webserver is beveiligd met een algemene gebruikersnaam en wachtwoord welke bekend is bij de leden en ouders / verzorgers van leden van Scouting ’t Volbert. Beeldmateriaal van leden en activiteiten kunnen door Scouting ’t Volbert tevens worden gepubliceerd op sociale media. Er wordt bij het publiceren van beeldmateriaal op de webserver en / of op sociale media van Scouting ’t Volbert door degene die het beeldmateriaal plaatst kritisch beoordeeld of de foto’s geschikt zijn voor publicatie. Beeldmateriaal kan op verzoek van een lid of de ouders / verzorgers van een lid van de webserver en / of sociale media worden verwijderd.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting ’t Volbert is terug te vinden via www.volbert.nl en op te vragen via het secretariaat op info@volbert.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting ‘t Volbert binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@volbert.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.