Beste volberteers,
Dit bericht bevat belangrijke informatie over de gegevens van onze (jeugd)leden. Ook wordt er gevraagd om zelf iets te doen. Lees het bericht daarom goed door. Voor vragen kun je terecht bij het verenigingsbestuur.
Ledenadministratie in Sol 3.0
Sinds 15 januari 2026 zijn wij overgegaan naar een nieuw systeem voor de ledenadministratie met de naam “Sol 3.0”.
Inloggen
Als het goed is, hebben alle (ouders- of verzorgers van) onze leden in de afgelopen maanden vanuit Scouting Nederland een e-mail ontvangen met een uitnodiging om in te loggen in Sol 3.0. Deze e-mail is verstuurd naar het e-mailadres dat in onze vorige ledenadministratie bekend was.
Belangrijk dat alle gegevens kloppen
Het is voor onze scouting activiteiten, zoals opkomsten en kampen, belangrijk dat alle gegevens van onze leden in de administratie kloppen. Denk hierbij aan:
- contactgegevens in geval van nood
- voedselallergieën, dieetwensen, etc.
Controleren en aanvullen van gegevens
Daarom vragen wij (de ouders-verzorgers van) onze leden om in te loggen in Sol 3.0 en de daarin opgenomen lid gegevens te controleren en aan te vullen als dat nodig is. De leiding zal voor alle scouting activiteiten uitgaan van de gegevens zoals deze in Sol 3.0 staan.
Het is de eigen verantwoordelijkheid van de (ouders- of verzorgers van) leden om ervoor te zorgen dat deze gegevens kloppen!
In te vullen velden
Naast het controleren van de al opgeslagen gegevens vragen wij om in het onderdeel “overige persoonlijke gegevens” zelf de volgende gegevens in te vullen:
- Dieetwensen
- Allergieën
- Medicatie
Deze drie kopjes zijn niet in het tekstblok “overige persoonlijke gegevens” vooringevuld en moet je zelf in het tekstblok intypen. Typ vervolgens onder ieder kopje het antwoord dat voor het lid van toepassing is.
In te vullen gegevens voor alle leden
Wij vragen aan alle leden om dit veld in te vullen, ook als je bijvoorbeeld geen dieetwensen, allergieën, of medicatie hebt. Vul hierbij dan als antwoord in “NVT” of “Geen”. Dan weten we zeker dat de lidgegevens op dit punt wel zijn ingevuld.
Inzien en gebruik van deze gegevens
De lidgegevens worden door de leiding gebruikt om goed voor onze leden te kunnen zorgen tijdens scouting activiteiten. Deze gegevens kunnen in Sol 3.0 daarom door de leiding van de eigen speltak worden ingezien. Zij zullen hier alleen gebruik van maken wanneer dat nodig is. Ook kunnen deze gegevens bij een bijzondere activiteit tijdelijk ter beschikking worden gesteld aan een verantwoordelijke leiding, alleen voor zolang dit nodig is. Deze gegevens zullen niet op enige andere wijze worden verspreid of gebruikt.
Ook heeft de gegevensbeheerder vanuit het verenigingsbestuur van de vereniging de rechten om deze gegevens te zien.
Toestemming opslaan en inzien gegevens
Door het invullen van de dieetwensen, allergieën en medicatie in de “overige persoonlijke gegevens” geef je als (ouder- of verzorger van het) lid toestemming aan de vereniging om deze gegevens te kunnen inzien. Alleen voor het doel zoals hiervoor beschreven.
Vragen of problemen
Mocht je vragen hebben, of niet willen dat bepaalde gegevens in Sol 3.0 worden opgeslagen, neem dan contact op met het verenigingsbestuur. Je kunt hiervoor het contactformulier voor de secretaris op de website invullen, de leiding vragen om onze contactgegevens, of ons natuurlijk even persoonlijk aanspreken wanneer je één van ons ziet.
Handleidingen
Om jullie op weg te helpen hebben we een handleiding gemaakt.
Help! 😀
Natuurlijk willen wij als vereniging helpen. Want ook wij zelf moeten nog wennen aan het nieuwe systeem. En wij snappen dat het lastig kan zijn om hierin de weg te vinden.
Contactmomenten
Ook zijn wij vanuit het bestuur op de volgende zaterdagen vooraf aan de opkomst, vanaf 13.00 uur tot 14.00 uur, op het clubhuis om te helpen. Wij kunnen helpen met inloggen en het registreren van gegevens. Je kunt bij ons terecht op:
- Zaterdag 14 februari van 13.45 uur t/m 14.30 uur
- Zaterdag 14 maart van 13.45 uur t/m 14.30 uur
- Zaterdag 21 maart van 13.45 uur t/m 14.30 uur (tijdens het koffie moment)
Uiterste datum
Wij verwachten dat uiterlijk 21 maart alle gegevens kloppen.
Alvast bedankt!
Namens alle leden van het verenigingsbestuur van Scouting ’t Volbert
